Etapas para diseñar un sistema de control administrativo

Existen 5 etapas para diseñar un sistema de control administrativo, las cuales son:

1. Definición de los resultados deseados:

El diseño de un buen sistema de control de administración es de suma importancia para que exista un adecuado manejo de los objetivos; en esta etapa de definición de los resultados, como su nombre lo indica, se trata de que los resultados que se esperan sean expresados en dimensiones cuantificables.

2. Determinación de las predicciones que guiarán hacia los resultados deseados:

En esta etapa, se realizan predicciones sobre lo que podría pasar para compararlo y tener una solución y así poder tener los resultados deseados. Las predicciones ayudan a detectar las desviaciones o fallas en lo planeado. Las cuales pueden ser:

• Cambios en los niveles de los insumos.
• Complejidad del proceso: proveé que exista una adecuada base para determinar lo que se efectúa.
• Síntomas: estos no afectan a los resultados, sino que incluyen y ayudan a predecir.

3. Determinación de los estándares de los elementos predictivos en función de los resultados deseados:

Aquí, se fijan los niveles de aceptación para realizar las comparaciones. Esto, en cuanto a que las predicciones necesitan un estándar en función a los resultados que se esperan obtener para que si se aplica una correctiva se vea como una simple comparación. 

Ejemplo: En finanzas, los pagos acumulados afectan a la liquidez de la entidad. 

4. Especificación de flujo de información:

Esta etapa trata de la forma en que se maneja la información, y contenta a 3 interrogantes:

• ¿A quién se va a informar?
• ¿Cuándo se va a informar?
• ¿Cómo se va a informar?

Esto, mediante de la distinción de dos grupos de usuarios de información, los cuales son:

• Los que toman decisiones dentro de la línea.
• Los que no toman decisiones dentro de la línea.

5. Evaluación y aplicación de la acción correctiva:

Esta última etapa, se debe de realizar un análisis de evaluación  de cada elemento predictivo para localizar la falla y no realizar acciones preventivas sin tener conocimiento del error o realizarlas adicionalmente.

Ejemplo: Incremento en desperdicio. 

Conclusión:

Las etapas para diseñar un sistema de control administrativo considero que son de gran importancia, ya que es un proceso integral  ya que requiere una planificación cuidadosa, la selección adecuada de indicadores de desempeño, además de una evaluación y aplicación de acciones correctivas. Un sistema de control efectivo puede proporcionar a una organización la información y la visibilidad necesarias para tomar decisiones informadas y alcanzar sus objetivos estratégicos.

Referencia:

Palomeque Becerra, C.E. s/f. Las organizaciones y el proceso administrativo - control.https://www.educa-t.unach.mx/course/view.phpid=21876&section=12# tabs-tree-start